A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e a partir de agosto começarão a ser aplicadas multas e sanções.
Separamos algumas dicas para quem lida com documentos físicos e digitais:
🔹Como gerenciar os dados: O primeiro passo é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais ou produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias: Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados; Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações; Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros; Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais – é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados. Depois, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado.
Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área.
🔹O ciclo da vida do documento: A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido. Para isso, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo.
O controlador e operador precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade e sua temporalidade, de acordo com as bases legais.
🔹Como guardar o documento físico: A destruição de documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e ambiente climatizado para que não haja degradação.
Pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado.
🔹Como descartar os documentos: O descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas que, após a destruição, emitem um certificado comprovando o encerramento do ciclo da vida do documento.
Os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição.
